Behandling av intressentgruppers personuppgifter

Heka är din personuppgiftsansvarige

Helsingfors stads bostäder Ab (Heka) verkar som personuppgiftsansvarig i enlighet med dataskyddslagstiftningen vid behandlingen av dina personuppgifter. 

På vilken grund behandlar vi dina personuppgifter? 

Konkurrensutsättning av upphandlingar

Heka kan behandla dina personuppgifter för konkurrensutsättning av offentliga upphandlingar.

Den kandidat eller anbudsgivare du är anställd hos kan överlämna dina personuppgifter till oss för att kunna delta i upphandlingsförfarandet. Vi behandlar personuppgifter för att genomföra upphandlingsförfarandet, det vill säga bland annat för att förbereda upphandlingen, för att bedöma kandidatens eller anbudsgivarens lämplighet, för överklagandeförfaranden samt för att förbereda och genomföra upphandlingskontraktet. Behandlingen av dina personuppgifter grundar sig i detta fall på efterlevnaden av våra lagstadgade skyldigheter. Heka har skyldighet att följa lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) samt övrig lagstiftning som rör offentlig upphandling. Behandlingen av personuppgifter i samband med konkurrensutsättning av offentliga upphandlingar grundar sig också på våra skyldigheter enligt straffregisterlagen (770/1993) och lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006).

Heka kan även behandla dina personuppgifter när vi gör upphandlingar som inte omfattas av lagen om offentlig upphandling. Den anbudsgivare vars personal du tillhör kan ge oss uppgifter som rör dig för att lämna anbud på upphandlingen. I detta fall grundar sig behandlingen på efterlevnaden av våra lagstiftade skyldigheter och genomförandet av våra berättigade intressen:

• Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att uppfylla våra skyldigheter enligt lagen om offentlig upphandling och koncession(1397/2016) när vi gör beslut om ändring av upphandling.
• Behandlingen av personuppgifter kan också vara nödvändig för att uppfylla våra skyldigheter enligt lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006).
• Dessutom måste vi behandla personuppgifter till exempel för kontakt mellan Heka och anbudsgivare, för att behandla anbud, för att bedöma anbudsgivares lämplighet samt för att inleda leverantörssamarbete. Behandlingen av personuppgifter grundar sig således även på våra berättigade intressen gällande förhållandet mellan Heka och anbudsgivaren.

Samarbetsavtal

Heka behandlar dina personuppgifter när du har blivit utsedd som kontaktperson för vår avtalspartner, eller när du har ingått ett samarbetsavtal med oss till exempel som enskild näringsidkare.

• Vi behandlar dina personuppgifter som grundar sig på att uppfylla våra berättigade intressen i enlighet med avtalsförhållandet. Behandlingen är nödvändig för att förbereda avtalet, fullgöra avtalet och de rättigheter och skyldigheter som följer därav, underhållet och utvecklingen av avtalsförhållandet och hanteringen av avtalet.
• När du är vår avtalspartner behandlar vi dina personuppgifter utöver för att utöva våra berättigade intressen också direkt i genomförandet och på grundval av förberedelserna av vårt ömsesidiga avtal.

Utskickslista för tidskriften Hima

Heka behandlar dina personuppgifter för distributionen av tidskriften Hima när du har deltagit i tillverkningen av tidningen, till exempel som frilansjournalist, fotograf eller intervjuperson. I detta fall grundar sig behandlingen av dina personuppgifter på samarbetet mellan dig och Heka, det vill säga vårt berättigade intresse.

Heka kan behandla dina personuppgifter för distribution av tidskriften Hima när du hör till vår intressentgrupp. Tidskriften Hima är Hekas invånartidning, där vi berättar om livet i Hekas hyresfastigheter. Vi distribuerar regelbundet tidskriften Hima till våra intressentgrupper. Den är en del av informationen, kommunikationen och kontakten mellan oss och våra intressentgrupper. Behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på våra berättigade intressen som gäller samarbetsrelationen mellan Heka och den intressentgrupp- eller samarbetsrelation du representerar.

Om du inte längre vill ha vår tidskrift Hima, kan du när som helst gå ur utskickslistan genom att meddela detta per e-post till viestinta@hekaoy.fi.

Utskickslista för nyhetsbrev

När du går med i utskickslistan för nyhetsbrev behandlas dina personuppgifter på grundval av ditt samtycke. Du ger ditt samtycke skriftligen när du går med i utskickslistan för nyhetsbrevet på formuläret på Hekas webbplats. 

Vi använder personuppgifterna du ger för att skicka ett nyhetsbrev till dig med jämna mellanrum. Nyhetsbrevet ger dig aktuell information om till exempel Hekas verksamhet, boende och invånarverksamhet. 

Om du inte längre vill ha nyhetsbrevet från oss kan du när som helst gå ur utskickslistan via avregistreringslänken i nyhetsbrevet.  

Personuppgifter som samlas in om dig 

Referensuppgifter i upphandlingar

Under upphandlingsförfarandet samlar vi in ​​följande personuppgifter om dig som referensuppgifter:

• ditt namn
• din befattningsbenämning eller titel
• ditt telefonnummer
• dina utbildningsuppgifter
• adressinformation till referensobjektet och en kort beskrivning av referensens innehåll.

Kontaktuppgifter till avtalspartnernas kontaktpersoner

När du är verksam som kontaktperson samlar vi in ​​följande personuppgifter om dig:

• ditt namn
• din befattningsbenämning eller titel
• din e-postadress
• ditt telefonnummer
• arbetsrelaterade kvalifikationer vid behov.

Utskickslista för tidskriften Hima

För att kunna skicka tidskriften Hima samlar vi ditt namn och din adress från dig.

Utskickslista för nyhetsbrev

När du går med i utskickslistan för nyhetsbrev måste du uppge åtminstone din e-postadress. 

Om du vill kan du även uppge ditt namn när du går med i utskickslistan.

Känsliga personuppgifter

Vi behandlar inte känsliga personuppgifter.

Överlämnande av dina personuppgifter

Personuppgifterna behandlas av Hekas anställda vars arbetsuppgifter kräver behandling av personuppgifterna i fråga.

Vi har samarbetspartner som behandlar personuppgifter för vår räkning och fungerar som personuppgiftsbehandlare. I behandlingen följer de avtalet mellan Heka och avtalspartnern i fråga samt de anvisningar som Heka gett. Dylika tjänsteleverantörer är bland annat tjänsteleverantören av konkurrensutsättningssystemet för offentlig upphandling, tjänsteleverantören av datahanteringssystemet, övriga tjänsteleverantörer av IT-system samt tryckeriet för tidskriften Hima.

Vi kan överlämna dina personuppgifter till myndigheter, såsom Konkurrens- och konsumentverket och arbetarskyddsmyndigheter, på grundval av deras lagstadgade tillsynsansvar och rättighet till informationstillgång. Dessutom kan vi överlämna dina personuppgifter för rättegångsförfaranden till exempel till marknadsdomstolen. Vi överlämnar även personuppgifter i övriga fall om lagstiftningen kräver detta. 

Internationella överföringar av uppgifter

Vi behandlar eller överlämnar inte dina personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 

Lagrande av dina personuppgifter, arkivering och radering

Heka lagrar dina personuppgifter endast så länge som lagringen är nödvändig. Bestämmandet av lagringstiden påverkas av ändamålet med personuppgifterna och lagstiftningen. 

Vi lagrar personuppgifterna du uppgett för nyhetsbrevets utskickslista så länge du önskar få vårt nyhetsbrev.

Din dataskyddsrätt

Du har rätt att se personuppgifterna som rör dig själv och få en kopia av dina personuppgifter. Du kan bekvämt korrigera och uppdatera personuppgifter som rör dig själv i personalhanteringssystemet.

Dessutom har du rätt att:

• kräva att vi korrigerar eventuella felaktiga eller inexakta personuppgifter
• kräva radering av uppgifter på de grunder som anges i dataskyddsförordningen
• kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas på de grunder som anges i dataskyddsförordningen
• få de uppgifter du själv lämnat in överförda till en annan personuppgiftsansvarig
• motsätta dig behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring och på andra grunder som nämns i dataskyddsförordningen; och
• lämna klagomål om behandling av personuppgifter till dataskyddsombudet, om du upplever att Heka har brutit mot dataskyddslagstiftningen vid behandlingen av dina personuppgifter. I Finland riktas klagomålet till dataombudsmannen. 

Om du vill bekanta dig med personuppgifterna som rör dig själv, vänligen fyll i denna blankett om granskningsbegäran. Efter att formuläret har lämnats in verifierar vi din identitet genom Signom-tjänsten.

Vi strävar efter att svara på förfrågningar som rör dina dataskyddsrättigheter inom en månad efter att vi blivit kontaktade.

Skyddande av dina uppgifter

Heka använder lämpliga datatekniska och administrativa dataskyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Alla personer som har tillgång till personuppgifter är bundna av tystnadsplikt.

Har du frågor om dataskydd?

Du kan kontakta dataskyddsansvarige per e-post på tietosuoja@hekaoy.fi om du har frågor om vår dataskyddspolicy.