Dataskydd i boendeverksamheten

Behandling av personuppgifter 

Varje boendedemokratiorgan ansvarar för att säkerställa att dess behandling av personuppgifter är ändamålsenlig. Heka ansvarar inte för behandlingen av personuppgifter i boendedemokratiorganet.   

En boendeaktivist som lagrar personuppgifter på uppdrag av ett boendedemokratiorgan ansvarar för att personuppgifterna lagras noggrant och endast används för de ändamål som är relaterade till boendeverksamhet. Till exempel får kontaktuppgifter inte lämnas ut till utomstående personer utan samtycke eller annan rättslig grund.  

Radera material som innehåller personuppgifter på ett säkert sätt. 

Boendedemokratiorganet beslutar självt hur en säker lagring av personuppgifter eller dokument som innehåller personuppgifter organiseras. Lämna inte material som innehåller personuppgifter till exempel på ett klubbrumsbord eller på en offentlig plats. Radera material som innehåller personuppgifter på ett säkert sätt.  

Kontaktuppgifter får inte lämnas ut till utomstående utan samtycke eller annan rättslig grund. 

Kontaktuppgifter till boendekommittén 

Boendekommittén (tidigare huskommittén) beslutar själv i vilken omfattning boendekommitténs uppgifter visas på trapphusets anslagstavla. Heka rekommenderar att det på anslagstavlan visas namn, bostadsnummer och minst en kontaktuppgift (telefonnummer eller e-postadress) för boendekommitténs medlemmar, så att de boende i huset vet vem de kan kontakta vid behov.  

Boendekommittén bör ta i bruk en gemensam e-postadress som kan visas på anslagstavlan för de boende att kontakta (till exempel  
vmynnimi.ttk@gmail.com).  

För publicering av boendekommitténs medlemmars kontaktuppgifter behövs ett skriftligt samtycke av varje medlem. 

Om boendekommittén beslutar att visa medlemmarnas kontaktuppgifter på anslagstavlan eller webbplatsen krävs ett skriftligt samtycke av varje medlem i boendekommittén för att offentliggöra kontaktuppgifterna. Boendekommittén ansvarar för insamling och lagring av samtycken. En medlem i boendekommittén kan när som helst återkalla sitt samtycke, i vilket fall de publicerade kontaktuppgifterna måste raderas.  

En boendeaktivist kan, om hen vill, lämna ut sina egna kontaktuppgifter till andra boendeaktivister vid Heka.  

Boendekommitténs protokoll 

Boendekommitténs protokoll är avsedda för att läsas, så överväg vilka uppgifter som offentliggörs i boendekommitténs protokoll. I boendekommitténs protokoll får man inte offentliggöra personuppgifter om en enskild boende i huset eller saker som rör hen.   

I boendekommitténs protokoll får man inte offentliggöra en enskild boendes personuppgifter. 

Publicera protokollet för boendestämman utan deltagarlista. Information om antalet boende som deltar i stämman är tillräcklig för protokollet som publiceras. I boendekommitténs protokoll kan deltagarna offentliggöras om det rör sig om en förtroendepost. 

Webbplatsen Hekalaiset.fi 

Boendeaktivisterna ansvarar för personuppgifterna på webbplatsen Hekalaiset.fi, Heka ansvarar inte för uppgifterna på webbplatsen. Att lägga ut personuppgifter på webbplatsen är elektroniskt utlämnande av personuppgifter, vilket i princip kräver ett skriftligt samtycke av boendeaktivisten.  

Mer information om dataskydd 

Se anvisningarna för behandling av personuppgifter, som publicerats av dataskyddsmyndigheten. Aktuella anvisningar finns på dataskyddsmyndighetens webbplats: www.tietosuoja.fi  

Heka ansvarar för behandlingen av boendeaktivistens personuppgifter när Heka betalar mötesarvoden eller använder boendeaktivistens kontaktuppgifter för att kontakta i ett ärende som rör boendeverksamhet. Heka samlar in alla personuppgifter som behövs med en separat personuppgiftsblankett som boendeaktivisten själv fyller i.

Bekanta dig med Hekas praxis för dataskydd.