Tietosuoja asukastoiminnassa
Vinkkejä tietosuojasta huolehtimiseen asukastoiminnassa.
Henkilötietojen käsittely
Jokainen asukasdemokratiaelin on vastuussa siitä, että siinä tapahtuva henkilötietojen käsittely on asianmukaista. Heka ei ole vastuussa vuokralaisdemokratiaelimessä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.
Asukasdemokratiaelimen lukuun henkilötietoja säilyttävä asukasaktiivi vastaa siitä, että henkilötietoja säilytetään huolellisesti ja käytetään vain asukastoimintaan liittyviin tarkoituksiin. Esimerkiksi yhteystietoja ei saa luovuttaa ulkopuolisille henkilöille ilman suostumusta tai muuta oikeusperustetta.
Hävitä henkilötietoja sisältävät aineistot tietoturvallisesti.
Asukasdemokratiaelin päättää itse, miten henkilötietojen tai henkilötietoja sisältävien asiakirjojen tietoturvallinen säilytys järjestetään. Älä jätä henkilötietoja sisältäviä aineistoja esimerkiksi kerhohuoneen pöydälle tai julkiselle paikalle. Hävitä henkilötietoja sisältävät aineistot tietoturvallisesti.
Yhteystietoja ei saa luovuttaa ulkopuoliselle ilman suostumusta tai muuta oikeusperustetta.
Asukastoimikunnan yhteystiedot
Asukastoimikunta (aiemmin talotoimikunta) päättää itse, miten laajasti asukastoimikunnan tiedot esitetään porrashuoneen ilmoitustaululla. Heka suosittelee, että ilmoitustaululla julkaistaan asukastoimikunnan jäsenten nimet, huoneistonumerot ja vähintään yksi yhteystieto (puhelinnumero tai sähköpostiosoite), jotta talon asukkaat tietävät, kenen puoleen he voivat tarvittaessa kääntyä.
Asukastoimikunnan kannattaa ottaa käyttöön yhteinen sähköpostiosoite, jonka voi julkaista ilmoitustaululla asukkaiden yhteydenottoja varten (esimerkiksi kohteennimi.ttk@gmail.com).
Asukastoimikunnan jäsenten yhteystietojen julkaisemiseen tarvitaan kirjallinen suostumus jokaiselta jäseneltä.
Jos asukastoimikunta päättää julkaista jäsentensä yhteystiedot ilmoitustaululla tai verkkosivuilla, tarvitaan yhteystietojen julkaisemiseen kirjallinen suostumus jokaiselta asukastoimikunnan jäseneltä. Asukastoimikunta vastaa suostumusten keräämisestä ja säilyttämisestä. Asukastoimikunnan jäsen voi milloin tahansa perua antamansa suostumuksen, jolloin julkaistut yhteystiedot on poistettava.
Asukasaktiivi voi halutessaan itse luovuttaa omia yhteystietojaan muille Hekan asukasaktiiveille.
Asukastoimikunnan pöytäkirjat
Asukastoimikunnan pöytäkirjat on tarkoitettu luettavaksi, joten harkitse, mitä tietoja asukastoimikunnan pöytäkirjassa julkaistaan. Asukastoimikunnan pöytäkirjassa ei saa julkaista yksittäisen talon asukkaan henkilötietoja tai häntä koskevia asioita.
Asukastoimikunnan pöytäkirjassa ei saa julkaista yksittäisen asukkaan henkilötietoja.
Julkaise asukkaiden kokouksen pöytäkirja ilman osallistujalistaa. Julkaistavaan pöytäkirjaan riittää tieto kokoukseen osallistuneiden asukkaiden lukumäärästä. Asukastoimikunnan pöytäkirjassa osallistujat voidaan julkaista, kun kyseessä on luottamustehtävän hoitaminen.
Hekalaiset.fi -verkkosivut
Hekalaiset.fi-verkkosivuilla olevat henkilötiedot ovat asukasaktiivien vastuulla, Heka ei vastaa sivuilla olevista tiedoista. Henkilötietojen laittaminen verkkosivuille on henkilötietojen sähköistä luovuttamista, joka edellyttää lähtökohtaisesti asukasaktiivin kirjallista suostumusta.
Lisätietoa tietosuojasta
Tutustu tietosuojaviranomaisen julkaisemiin ohjeisiin henkilötietojen käsittelystä. Ajantasaiset ohjeet löytyvät tietosuojaviranomaisen verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi
Heka on vastuussa asukasaktiivin henkilötietojen käsittelystä silloin kun Heka maksaa kokouspalkkioita tai käyttää asukasaktiivin yhteystietoja ottaakseen yhteyttä asukastoimintaan liittyvässä asiassa. Heka kerää kaikki tarvitsemansa henkilötiedot erillisellä henkilötietolomakkeella, jonka asukasaktiivi itse täyttää.