Utredning av problem, hantering av ekonomiska frågor och lagparagrafer – disponenten är en mångprofessionell expert inom boende

Disponenterna Piia Uljas och Sarita Lintelä känner till vardagen i Hekas bostadshus. Uljas, som är disponent för Hekas hus Vallgårds- och Fiskehamnsområdet, har arbetat som disponent i drygt tio år och inom fastighetsbranschen i över 20 år. Lintelä, som är verksam i Rönnbacka, inledde sitt arbete som disponent i december förra året, men hon har redan fem års erfarenhet av fastighetsbranschen. Bägge anser att disponentarbetet framför allt är mångsidigt.

– Det finns lite av allt. Det kommer nya frågor, och det är intressant att börja utreda saker med kollegorna att ”hej, har någon varit med om något liknande, känner någon till något liknande”. Och när vi har hundra bostäder har vi minst hundra invånare och hundra olika personligheter. Det ger mångsidighet, beskriver Lintelä.

Uljas, som länge varit disponent, konstaterar att hon trots omfattande arbetserfarenhet fortfarande stöter på nya saker. Den rätta attityden hjälper disponentens arbete.

– Trots att du har arbetat i över tio år och tror att du redan har sett allt, överraskas man ändå av något. Man kan alltid lära sig hur mycket som helst i det här arbetet, men attityden avgör. Om du har rätt personlighet kommer du garanterat att klara dig, säger Uljas.

Felanmälningarna hör inte till disponenten

En stor del av disponentens arbetstid går åt till att svara på invånarnas kontakter. Oftast kontaktas disponenten i problemsituationer, likt ärenden som gäller boendestörningar, men disponentens arbete består av mycket mer än att lösa knepiga situationer. Disponenterna är mångprofessionella personer med kunskaper om ekonomiska frågor och kännedom om lagstiftning.

– I vårt arbete ingår alla specialsituationer i boendet, vad de än är, sammanfattar Uljas.

Utöver att ingripa i störningar omfattar disponentens arbetsuppgifter i praktiken även bland annat behandling av olika slags tillståndsansökningar, ändringar i hyresavtal, såsom överföring och temporär överlåtelse av hyresrätt, samarbete med boendeaktivister, boendekommittéer och grannhusbolag samt budgetering. Disponenterna koordinerar även frågor gällande hussäkerheten. Vid grundrenoverings- och reparationsobjekt ansvarar disponenterna för informationen och vägledningen av invånarna under reparationen. Disponenterna behandlar däremot inte felanmälningar.

Disponenten har tystnadsplikt

Disponentens arbetsmängd varierar från hus till hus och den är inte direkt bunden till antalet bostäder. Det finns skillnader mellan husen: även ett litet hus kan sysselsätta mycket om det förekommer många boendestörningar eller problem i anslutning till grannsämjan. Exempelvis i radhusobjekt är underhållet av gårdarna en allmän orsak till osämja.

– De flesta kontaktar oss när de nått en återvändsgränd, men när vi har gjort vårt arbete har situationen lösts. Det gör arbetet meningsfullt och belönar. Allt handlar ju inte om att vi skulle ge en varning eller säga upp hyresavtalet, utan vi kanske hänvisar boende till medling eller boenderådgivning eller att agera som mellanhand och försöka hitta lösningar som tillfredsställer alla parter, berättar Uljas.

Disponenterna har tystnadsplikt i fråga om många av sina arbetsuppgifter. Därför informeras till exempel inte den boende som anfört besvär om störande boende vad disponenten har gjort för att lösa situationen.

– När vi inte hör av oss efter mottagandet av anmälan kan boende tycka att saken inte har åtgärdats. Boende förstår inte alltid att saker och ting verkligen har gjorts i bakgrunden, säger Lintelä.

Disponenten kan bäst nås per e-post och via boendesidans servicebegäran. Om elektronisk kontakt inte lyckas, är alternativet att ringa Hekas kundtjänst.

– Om man inte vet vem saken gäller, lönar det sig alltid att i första hand kontakta kundtjänsten. Vi har en bra kundtjänst. De känner oss och organisationen samt styr bonde till disponenten, om det handlar om en fråga som hör till disponentens befattningsbeskrivning, säger Uljas.

Boendesamarbetet gagnar alla

Boendesamarbetet är en viktig del av disponentens arbete. Disponenterna kontaktar boendekommittéerna per e-post och telefon och deltar på begäran i boende- och regionkommittéernas möten. Disponenterna behandlar även mötesprotokollen och får via dem kännedom om de ärenden som beslutats vid mötena. Via boendekommittéerna informeras disponenterna om hur den dagliga vardagen löper i husen.

– En bra boendekommitté underlättar det egna arbetet mycket. De boende vet vilka problem som verkligen finns i huset, säger Lintelä.

Kati Hämäläinen har i ett par år varit ordförande för boendekommittén vid Hekas hus på Skiffervägen 3. Första gången deltog hon i boendeverksamheten redan då hennes barn som nu är vuxna var små.

– Det var trevligt just på grund av barnen, jag fick föra fram saker på det sättet. Nu när barnen har flyttat hemifrån tänkte jag att jag har något att göra då jag är med i boendekommittén, berättar Hämäläinen.

Hon är nöjd med de boendes och disponentens samarbete på Skiffervägen. Efter grundrenoveringen som blev färdig 2021 grundades i huset under disponentens ledning en ny boendekommitté som sammanträder i ett trivsamt och ljust klubbrum – även detta är ett resultat av boendesamarbetet. Boendekommittéerna är med och beslutar om användningen av anslagen för sitt hus till exempel för inredning av gemensamma klubbrum. Boendekommittéerna kan även lägga fram reparationsförslag som disponenten behandlar.

– Det ligger i boendenas intresse att huset har en boendekommitté. Då får de boende tillgång till anslagen och de kan användas till förmån för huset och dess boende. På detta sätt kan man skapa gemenskap, vilket i allmänhet förbättrar boendetrivseln. Det skulle vara väldigt roligt att få fler människor aktiverade för att delta, säger Lintelä.

Boendekommittéerna har befogenheter

Boendekommittén är de boendes kommunikatör mot disponenten.

– När problemet uppstår kan vi skicka ett meddelande om saken till disponenten. Vi försöker vara en förbindelsekanal mellan de boende och disponenten. Det är bättre att ärendena kanaliseras via en länk än att alla 107 boende kontaktar disponenten separat, säger Hämäläinen.

Hämäläinen anser att boendesamarbetet är en viktig kommunikationskanal som även för disponenten närmare husets vardag och gör det lättare för de boende att gestalta hens arbete. Hon uppmuntrar Hekas boende att delta i boendekommittéerna.

– Många objekt har boende som har bott länge i huset. Det skulle vara en stor fördel för dem att vara medlemmar i boendekommittén, eftersom de har den kunskapen, säger Hämäläinen.

Ulkas betonar att boendekommittéerna verkligen har befogenheter i många frågor.

Boendekommittén representerar boende, och boendekommitténs beslut är sådant som kan styrkas i många ärenden. Till exempel reglerna för tvättstuga är en fråga som boendekommittén beslutar om, säger Uljas.

– Vi är människor och husen är gjorda för att leva. Det omfattas av mångt och mycket, men när vi samarbetar, löser sig saker och ting i allmänhet, påminner Uljas.