Asiakkaiden henkilötietojen käsittely

Heka on henkilötietojesi rekisterinpitäjä

Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) on rekisterinpitäjänä vastuussa siitä, että asiakkaan eli sinun henkilötietojasi käsitellään tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Vuokrasuhde

Käsittelemme henkilötietojasi vuokrasuhteen sekä siihen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi. Vuokrasuhteessa henkilötietojesi käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen sekä sinun ja Hekan väliseen vuokrasopimukseen. 

Tarvitsemme henkilötietojasi seuraavissa vuokrasuhteeseen ja asumiseen liittyvissä asioissa, jotta asuminen Hekalla sujuisi parhaalla mahdollisella tavalla: 

• asiointitiedot asukassivuilla ja asiakaspalvelussa 
• vuokranmaksun ja muiden maksujen seuranta 
• talonkirjojen ylläpito 
• sähköiset vikailmoitukset ja niiden käsittely 
• asuntokohtaisten kulutus- ja energiatietojen seuraaminen 
• asunnon kunnossapitoon ja korjaamiseen liittyvät toimenpiteet 
• avainhallinta ja sähköinen lukitusjärjestelmä 
• autopaikka-, sauna- ja pesulavuorot 
• ovenavauspalvelu 
• viestintä asunnon tai kohteen korjauksista 
• vuokrasuhteeseen liittyvä viestintä 
• vuokranmaksutositteiden toimittaminen 
• mahdollisten vuokrasaatavien ja asiakaslaskutuksen perintään kuuluvat toimenpiteet 
• mahdollisten asumishäiriöiden hoito 
• palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt 
• mahdollisten kokouspalkkioiden maksu. 

Näiden tietojen lisäksi käsittelemme arkaluonteisina tietoina koronavirusepidemiaan liittyviä terveystietojasi, jos sinä annat asiointisi (esim. puhelussa tai vikailmoituksessa) aikana näitä tietoja Hekalle. Heka käsittelee näitä terveystietoja ainoastaan koronan aiheuttaman poikkeustilan ajan.  

Uutiskirjeen postituslista

Uutiskirjeen postituslistalle liittyessäsi henkilötietojasi käsitellään antamasi suostumuksen perusteella. Annat suostumuksen kirjallisesti, kun liityt Hekan verkkosivuilla olevalla lomakkeella uutiskirjeen postituslistalle.

Käytämme antamiasi henkilötietojasi uutiskirjeen lähettämiseen säännöllisin väliajoin. Uutiskirjeessä saat ajankohtaista tietoa esimerkiksi Hekan toiminnasta, asumisesta ja asukastoiminnasta.

Jos et enää halua meiltä uutiskirjettä, voit milloin tahansa poistua postituslistalta uutiskirjeessä olevan perumislinkin kautta.

Asunnonvaihtopörssi

Säilytämme henkilötietojasi Asunnonvaihtopörssissä, jotta voimme ylläpitää käyttäjätunnustasi ja jotta voit jättää asunnonvaihtoilmoituksen, vastaanottaa viestejä muilta käyttäjiltä tai Asunnonvaihtopörssiltä sekä vastata muiden jättämiin asunnonvaihtoilmoituksiin. 

Ekoekspertti-mobiilisovellus

Ekoekspertti-mobiilisovelluksessa osallistut taloyhteisön ympäristöasioiden kehittämiseen digitaalisessa ympäristössä. Kun olet rekisteröitynyt Ekoekspertti-mobiilisovelluksen käyttäjäksi, käsittelemme henkilötietojasi seuraavia käyttötarkoituksia varten:

• sovelluksen tarjoaminen ja käyttäjäsuhteen hallinnoiminen
• sovelluksen ja sisältöjen kehittäminen
• sovelluksen ja sisältöjen personointi
• sovelluksen toimivuuden varmistaminen ja tekninen kehittäminen
• Hekan ja sovelluksen käyttäjien turvallisuuden varmistaminen, sovelluksessa tapahtuvien väärinkäytösten estäminen
• käyttäjä- ja sovellusviestintä.

Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu sovelluksen käyttöehtoihin, jotka hyväksyt rekisteröityessäsi sovelluksen käyttäjäksi. 

Heta-mobiilisovellus 

Heta-sovelluksesta löydät asuinkohteesi tiedotteita sekä ohjeita ja vinkkejä asumiseen. Voit myös jättää meille vikailmoituksen ja olla yhteydessä asiakaspalveluumme sovelluksen kautta. Hetan Oma talo -osio tarjoaa viestintäkanavan asukastoimikunnille ja asukkaille. Ekoekspertti-osiossa voit edistää ympäristöystävällisempää asumista suorittamalla ekologisen arjen haastetehtäviä, joista saat pisteitä itsellesi ja asuinkohteellesi. 

Jos käytät Heta-mobiilisovellustamme, Heka ja asuinkohteesi asukastoimikunta toimivat yhteisrekinterinpitäjinä sovelluksen Oma talo -osiossa käsiteltävien henkilötietojesi osalta. Hekan vastuulla on kertoa henkilötietojen käsittelystä sinulle, ja me vastaamme myös sinun tietosuojaoikeuksiesi toteuttamisesta. Voit olla yhteydessä Hekan tietosuojavastaavaan (tietosuoja@hekaoy.fi), jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä. 

Kun olet rekisteröitynyt Heta-mobiilisovelluksen käyttäjäksi, Heka ja asuinkohteesi asukastoimikunta käsittelevät henkilötietojasi sovelluksen Oma talo -osiossa vuokratalon yhteishallintoa varten, mikä käsittää esimerkiksi 

• osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien antamisen asukkaille,  
• asukkaiden, asukastoimikuntien ja Hekan välisen yhteistyön, vuorovaikutuksen ja tiedonkulun sekä 
• asumisviihtyvyyden lisäämisen. 

Lisäksi Heka käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin Heta-mobiilisovelluksen yhteydessä: 

• Sovelluksen tarjoaminen ja käyttäjäsuhteen hallinnoiminen, mukaan lukien sovelluksen toimivuuden varmistaminen, käyttäjien turvallisuuden varmistaminen ja tietoturva sekä väärinkäytösten estäminen 
• Sovelluksen ja sisältöjen kehittäminen, mukaan lukien tekninen kehittäminen 
• Sovelluksen ja sisältöjen personointi asuinkohteesi mukaan 
• Ekoekspertti-arvontojen järjestäminen 
• Raportointi 
• Markkinointi 

Henkilötietojen käsittely perustuu sovelluksen käyttöehtoihin, jotka hyväksyt, kun rekisteröidyt sovelluksen käyttäjäksi. 

Asiakaspalvelun kameravalvonta

Hekan asiakaspalvelussa on kameravalvonta. Asiakaspalveluissamme on kameravalvonta, jotta voimme taata asiakaspalvelussa asioivien asiakkaidemme ja työntekijöidemme turvallisuuden.

Käsittelemme kameravalvonnan kuvatallenteita oikeutettuun etuun perustuen.

Asiakaspalveluissa kameravalvontaa ei kohdisteta yksittäiseen henkilöön, vaan yleisesti asiakaspalvelutilaan.

Tarkastelemme asiakaspalvelun kameravalvonnan kuvatallennetta ainoastaan häiriötilanteiden selvittämiseksi.

Pysäköintihallin kameravalvonta

Satunnaisissa Hekan kohteiden pysäköintihalleissa on kameravalvonta. Kameravalvonnasta on kerrottu selkeästi kylteillä.

Pysäköintihallissa on kameravalvonta, jos se on katsottu tarpeelliseksi häiriötilanteiden ja ilkivaltatapausten estämiseksi. 

Käsittelemme pysäköintihallien kameravalvonnan kuvatallenteita oikeutettuun etuun perustuen.

Tarkastelemme pysäköintihallien kameravalvonnan kuvatallenteita ainoastaan häiriötilanteiden tai ilkivaltatapausten selvittämiseksi.

Hima-lehden lukijakysely ja arvonnat

Voit vastata verkkosivujemme kautta Hima-lehden lukijakyselyyn ja kertoa mielipiteesi uusimmasta lehdestä sekä osallistua arvontaan. Järjestämme lisäksi Himan lukijoille erilaisia kilpailuja silloin tällöin. Hima-lehti on Hekan asukasmedia, jossa kerromme elämästä Hekan vuokrakodeissa.

Käsittelemme henkilötietojasi Hima-lehden lukijapalautteen keräämistä ja Hima-lehden kehittämistä varten. Käsittelemme arvontaa varten antamiasi yhteystietoja erillään lukijakyselyn vastauksista, ja käsittelemme niitä vain arvonnan järjestämistä varten. Kun vastaat lukijakyselyyn tai osallistut lukijakyselyn palkintojen arvontaan, annat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn. Voit milloin tahansa peruuttaa osallistumisesi ja suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn. Ota tällöin yhteyttä osoitteeseen viestinta@hekaoy.fi.

Sinusta kerättävät henkilötiedot

Vuokrasuhde

• Päävuokralaisesta ja päävuokralaisen avo- tai aviopuolisosta keräämme nimen, henkilötunnuksen, yhteystiedot sekä sisään- ja ulosmuuttoajankohdat. 
• Muista täysi-ikäisistä Hekalla asuvista asiakkaista keräämme nimen, henkilötunnuksen, yhteystiedot sekä sisään- ja ulosmuuttoajankohdat.
• Alaikäisistä Hekalla asuvista asiakkaista keräämme nimen, syntymäajan sekä sisään- ja ulosmuuttoajankohdat.

Asumisen aikana keräämme myös seuraavia tarpeellisia henkilötietoja:

• vuokrasopimusta koskevat tiedot 
• asukassivujen asiointitiedot 
• asumisessa ja vuokrasuhteessa tapahtuvat muutokset (esim. perhekoon muutos, talonkirjailmoitus, jälleenvuokrauslupa, vuokraoikeuden siirto, vuokrasopimuksen irtisanominen)
• avainten luovutukset, avainhallinnan ja sähköisen lukitusjärjestelmän tiedot
• autopaikka-, sauna- ja pesulavuorot
• tekemäsi vikailmoitukset ja asuntoon tehdyt huolto- ja korjaustoimenpiteet
• väistö- tai evakkoasumista koskevat tiedot
• asunnonvaihtoa koskevat tiedot
• asumista koskevat valitukset sekä annetut huomautukset ja varoitukset
• vuokranmaksua koskevat tiedot
• perintä- ja häätötoimenpiteet
• asiakkaan asiointitiedot
• tiedot kokouspalkkioiden maksamista varten.

Asumisen aikana keräämme seuraavia arkaluonteisia henkilötietoja:

• koronavirukseen liittyvät terveystiedot koronan aiheuttaman poikkeustilan ajan.

Uutiskirjeen postituslista

Uutiskirjeen postituslistalle liittyessäsi sinun on ilmoitettava vähintään sähköpostiosoitteesi.

Voit halutessasi ilmoittaa postituslistalle liittyessäsi myös seuraavat henkilötiedot:

• nimesi.

Asunnonvaihtopörssi

Asunnonvaihtopörssiin rekisteröityessäsi keräämme sinusta seuraavat henkilötiedot:

• käyttäjätunnus
• sähköpostiosoite
• viimeisin kirjautumistieto.

Voit halutessasi ilmoittaa Asunnonvaihtopörssiin rekisteröityessäsi myös puhelinnumerosi.

Ekoekspertti-mobiilisovellus

Ekoekspertti-mobiilisovelluksessa käsittelemme seuraavia henkilötietojasi:

• sähköpostiosoitteesi
• nimimerkkisi
• Hekan asuinkohteesi
• suorittamasi haastetehtävät.

Heta-mobiilisovellus

Heta-mobiilisovelluksen Oma talo -osiossa Heka ja asuinkohteesi asukastoimikunta käsittelevät yhteisesti seuraavia henkilötietojasi:

• Nimesi
• Asuinkohteesi osoite
• Ehdotuksesi asukastoimikunnalle
• Nimettömät tykkäyksesi tiedotteisiin ja ehdotuksiin
• Nimettömät vastauksesi kyselyihin
• Asukastoimikunnan esittely sekä jäsen- ja yhteystiedot, jos olet asukastoimikunnan jäsen ja asukastoimikuntanne on julkaissut nämä tiedot sovelluksessa

Lisäksi Heka käsittelee yksin seuraavia henkilötietojasi Heta-mobiilisovelluksessa:

• Sähköpostiosoitteesi
• Ekoekspertti-nimimerkkisi
• Suorittamasi henkilökohtaiset Ekoekspertti-haastetehtävät ja yhteisöhaasteet sekä keräämäsi pisteet ja pistesijoituksesi
• Arvontaan osallistumista varten antamasi tiedot
• IP-osoitteesi
• Ylläpitäjätiedot eli nimesi, asuinkohteesi, roolisi asukastoimikunnassa sekä sähköpostiosoitteesi, jos käytät sovellusta asukastoimikunnan puolesta eli olet rekisteröitynyt asukastoimikuntakäyttäjäksi.

Asiakaspalvelun kameravalvonta

Asiakaspalvelun kameravalvonnan kuvamateriaali tallennetaan. 

Pysäköintihallin kameravalvonta

Pysäköintihallin kameravalvonnan kuvamateriaali tallennetaan. 

Hima-lehden lukijakysely ja arvonta

Kun vastaat Hima-lehden lukijakyselyyn, keräämme sinusta seuraavat henkilötiedot:

• Syntymävuosi
• Sukupuoli
• Vastauksesi lukijakyselyn kysymyksiin

Kun osallistut Hima-lehden lukijakyselyn arvontaan, keräämme sinusta seuraavat henkilötiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Kotiosoite

Henkilötietojesi luovuttaminen

Heka voi luovuttaa henkilötietojasi kolmansille tahoille esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Heka voi luovuttaa henkilötietojasi Kelalle vuokranmaksuun ja tukien maksamiseen liittyen lain perusteella.
• Heka voi luovuttaa henkilötietojasi sosiaaliviranomaisille asumisneuvontapalvelun toteuttamiseksi ja sosiaalihuollon tarpeen arvioimiseksi lain perusteella tai antamasi suostumuksen perusteella.  
• Heka voi luovuttaa henkilötietojasi Helsingin kaupungin asuntopalveluille asunnonvaihtoa varten lain perusteella. 
• Heka voi luovuttaa henkilötietojasi muille viranomaisille niitä koskevan lain tiedonsaantioikeuden perusteella.
• Heka voi luovuttaa henkilötietojasi lainsäädännön vaatiessa, esimerkiksi oikeudenkäyntimenettelyyn liittyen. 
• Heka voi luovuttaa henkilötietojasi vakuutusyhtiölle vahingonkorvausvaatimusten käsittelyä varten.
• Heka voi luovuttaa henkilötietojasi luotetuille palveluntarjoajille, jotka toimivat Hekan lukuun ja ohjeistuksen mukaisesti henkilötietojen käsittelijöinä. Tällaisia palveluntarjoajia ovat muun muassa Hekan perinnän yhteistyökumppanit, avaintenhallinnan yhteistyökumppanit, IT-järjestelmien palveluntarjoajat sekä urakoitsijat.
• Heka voi luovuttaa asukasluettelon talotoimikunnalle asukaskokousta varten lain perusteella. 
• Heka voi luovuttaa henkilötietojasi tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.
• Heka voi poismuuttaessasi luovuttaa yhteystietosi uudelle asukkaalle asunnon näyttämistä varten, jos annat tähän luvan. 
• Heka ei luovuta Asunnonvaihtopörssissä antamiasi henkilötietoja ulkopuolisille.
• Heka voi luovuttaa EkoEkspertti-mobiilisovelluksessa keräämäsi pisteet muiden sovelluksen käyttäjien nähtäväksi yhteisöhaasteiden suorittamiseksi ja pistesijoitusten näyttämiseksi.
• Heta-mobiilisovelluksessa on eri osioita, jossa toimintasi ja tietyt tietosi ovat julkisia muille sovelluksen käyttäjille:
  • Asukastoimikunnalle tekemäsi ehdotus julkaistaan omalla nimelläsi sovelluksen Oma talo -osiossa. Asuinkohteesi toiset sovelluksen käyttäjät voivat nähdä sekä ehdotuksesi että asukastoimikunnan vastauksen ehdotukseesi.
  • Sovelluksen Ekoekspertti-osiossa toiset sovelluksen asukaskäyttäjät näkevät nimimerkkisi sekä keräämäsi pistemäärän pistesijoituksen näyttämiseksi. Kun suoritat yhteisöhaasteen ensimmäisenä asuinkohteessasi, muut asukaskäyttäjät saavat tästä ilmoituksen, joka sisältää nimimerkkisi.
  • Asukastoimikunta voi julkaista asukastoimikunnan esittelyn sekä jäsen- ja yhteystiedot sovelluksen asuinkohteen asukaskäyttäjien nähtäväksi Oma talo -osiossa.
  • Asukastoimikunnan tiedotteet ja vastaukset asukkaiden ehdotuksiin julkaistaan asukastoimikunnan nimissä asuinkohteen asukaskäyttäjien nähtäväksi sovelluksen Oma talo -osiossa.
• Heka luovuttaa koontiraportin Hima-lehden lukijakyselyn vastauksista yhteistyökumppanillemme, joka vastaa lehden toimituksesta ja taitosta. Emme luovuta yksittäisiä vastauksia tai lukijakyselyn arvontaa varten antamiasi henkilötietoja ulkopuolisille.

Kansainväliset tietojensiirrot

Heka ei käsittele henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Henkilötietojesi säilyttäminen

Heka säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen. Säilytysajan määräytymiseen vaikuttavat henkilötietojen käyttötarkoitus ja lainsäädäntö.

Tyypillisesti Heka säilyttää henkilötietojasi koko asiakkuussuhteesi keston ajan, minkä jälkeenkin henkilötietojesi käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Uutiskirjeen postituslistaa varten antamiasi henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin haluat vastaanottaa uutiskirjettämme.

Asunnonvaihtopörssissä antamiasi henkilötietoja säilytetään, kun käyttäjätunnuksesi on aktiivisena. Passiiviset käyttäjätunnukset poistuvat automaattisesti 3 kuukauden kuluessa viimeisestä kirjautumisesta.   

Ekoekspertti-mobiilisovelluksessa säilytämme henkilötietojasi koko sen ajan, kun käytät sovellusta. Tämän jälkeen henkilötietojesi säilyttäminen saattaa olla tarpeen esimerkiksi oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Heta-mobiilisovelluksessa säilytämme henkilötietojasi koko sen ajan, kun käytät sovellusta. Voit milloin tahansa poistaa käyttäjätilisi ja lopettaa sovelluksen käytön. Jos käytät sovellusta asukastoimikunnan puolesta eli olet rekisteröitynyt sovelluksen asukastoimikuntakäyttäjäksi, henkilötietojesi säilytysaika perustuu asukastoimikuntanne toimikauteen. Voit kuitenkin milloin tahansa pyytää meitä poistamaan käyttäjätilisi.

Asiakaspalvelun kameratallenteita säilytämme pääasiassa 14 vuorokautta tallentamisesta, ellei tallennetta ole perusteltua syytä säilyttää pidempään esimerkiksi häiriötilanteen selvittämiseksi.

Pysäköintihallin kameratallenteita säilytämme pääasiassa 21 vuorokautta tallentamisesta, ellei tallennetta ole perusteltua syytä säilyttää pidempään esimerkiksi ilkivaltatilanteen selvittämiseksi.

Anonymisoimme vastaukset Hima-lehden lukijakyselyyn kahden viikon kuluessa vastausajan päättymisestä. Hima-lehden lukijakyselyn arvontaa varten annetut yhteystiedot poistamme kahden viikon kuluessa arvonnan päättymisestä.

Tietosuojaoikeutesi

Sinulla on oikeus tutustua itseäsi koskevaan henkilötietoon. Voit korjata ja päivittää itseäsi koskevat henkilötiedot. Henkilötietojen korjaaminen ja päivittäminen onnistuu aina kätevimmin asukassivuilla tai asioidessasi Hekan asiakaspalvelussa.

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Heka ei voi kuitenkaan poistaa kaikkia tietoja, sillä osa henkilötiedoistasi on välttämättömiä vuokrasuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Hekalla asuminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön rajoissa.

Kun haluat tutustua itseäsi koskevaan henkilötietoon, pyydämme täyttämään tämän lomakkeen. Lomakkeen toimittamisen jälkeen Heka varmentaa henkilöllisyytesi sähköisen allekirjoituspalvelun kautta. Voit tehdä tarkastuspyynnön myös Hekan asiakaspalvelussa, jolloin mukanasi on oltava henkilöllisyystodistus. Heka pyrkii toimittamaan henkilötietosi tutustuttavaksi sähköpostitse 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön vastaanottamisesta.

Sinulla on oikeus siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle soveltuvan tietosuojalainsäädännön rajoissa. Tämä koskee luovuttamiasi henkilötietoja, jotka on kerätty suostumuksesi tai vuokrasopimussuhteen perusteella. Sinulla ei ole oikeutta siirtää henkilötietojasi, jos henkilötietojesi käsittely perustuu lakiin.

Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, jos koet, että Heka on rikkonut henkilötietojesi käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valitus osoitetaan tietosuojavaltuutetulle.

Henkilötietojesi suojaaminen

Hekalla on käytössä asianmukaiset tietotekniset ja hallinnolliset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi.

Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy sinun henkilötietoihisi, sitoo salassapitovelvollisuus.

Heka edellyttää tietojen asianmukaista suojaamista myös yhteistyökumppaneiltaan. 

Onko sinulla kysyttävää tietosuojasta?

Hekan tietosuojavastaava on juristi Jenna Yli-Arvo.

Voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan sähköpostitse tietosuoja@hekaoy.fi, jos sinulla on kysymyksiä tietosuojakäytännöistämme.